Multitasking sì, multitasking no?

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Tra i vari blog che seguo c’è anche www.passionforbusiness.com di Karyn Greenstreet. Questa mattina mi ha particolarmente colpito un suo articolo, Choose one project, nel quale l’autrice sottolinea il fatto che, solitamente, un imprenditore ha tante idee da implementare per la sua attività e vorrebbe metterle in pratica tutte e subito! In realtà evidentemente ciò non è fattibile, perché si rischia di fare tante cose allo stesso tempo, ma soprattutto di farle male. L’obiettivo dell’autrice del blog è quindi quello di focalizzarsi su un One Big Project alla volta. Ciò le ha permesso di aumentare le sue entrate e al contempo di essere più felice, tranquilla e rilassata.

Forse l’idea di lavorare a tanti progetti diversi contemporaneamente ci può far sentire vivi, creativi e super attivi. In realtà il risultato finale riconduce sempre alla mancanza di vera e propria produttività e, infine, soddisfazione.

Tra l’altro, nell’articolo mi ha colpito molto una citazione della Greenstreet presa da Lord Chesterfield:

“There is time enough for everything in the course of the day, if you do but one thing at once — but there is not time enough in the year if you will do two things at a time.”

Quindi si potrebbe avere la percezione di essere più produttivi quando ci si occupa di più attività allo stesso tempo. In realtà ciò non rende più efficienti. Anzi, il multitasking ha come effetto quello di rallentare la produttività, e di conseguenza aumentare le possibilità di errore. E, si sa, gli errori costano, si pagano a caro prezzo. Certamente non possiamo permetterci di perdere né tempo né denaro! Per cui, mentre siamo occupati a un progetto di traduzione, mettersi a parlare al telefono, rispondere alle e-mail e magari fare una capatina sui social network diminuisce sensibilmente la produttività ed evidentemente anche la concentrazione. Permettendo tutta una serie di interruzioni si perde tempo prezioso che potremmo sfruttare in modo molto più produttivo.

Come sottolinea la Greenstreet, ci sono molte aziende a livello internazionale che hanno istituito il così chiamato Quiet Time: si tratta di un periodo di tempo durante il quale non è possibile inviare e leggere mail, ricevere telefonate, a meno che non siano strettamente correlate al progetto sul quale si sta lavorando, usare i social media e, in generale, distrarsi dedicandosi a più attività al contempo. Naturalmente ciò non vale solo per le grandi multinazionali: anche i piccoli business, i liberi professionisti, le piccole aziende possono adottare il concetto di Quiet Time, ed è quello che mi prefiggo di fare nel mio piccolo.

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L’idea è proprio quella di scegliere un progetto, concentrarsi su di esso, raggiungere l’obiettivo che ci si è prefissati per tale progetto e, una volta terminato, passare ad un’altra attività. In questo modo, siamo sicuri di aver dato il tutto e per tutto per tale attività, siamo certi di averla portata a termine nel modo migliore secondo le nostre capacità.

Per fare ciò possiamo pensare di suddividere la giornata in blocchi di tempo specifici. Vi propongo la mia suddivisione, che ovviamente cambierà da soggetto a soggetto a seconda dei progetti su cui si lavora (per esempio io non ho inserito il momento delle telefonate perché solitamente gestisco tutto via mail):

  • controllo e-mail ed eventuale risposte dalle 8.30 alle 9.00 
  • attività primaria dalle 9.00 alle 12.00 (nella fattispecie, traduzione)
  • ricontrollo e risposta ad e-mail dalle 13.00 alle 13.30
  • dalle 13.30 alle 15.15 nuovamente attività primaria di traduzione 
  • nel pomeriggio mi riservo un paio d’ore per andare a prendere mia figlia all’asilo, portarla al parco giochi e in generale stare con lei. In questo modo svago anche la mente e, perché no!, a volte partorisco idee interessanti da implementare nel mio piccolo business. Se necessario, dedico altro tempo ai miei progetti dalle 17.30 alle 19.00
  • ogni venerdì lo dedico prevalentemente a: scrittura di nuovi post per il blog, attività di progettazione di corsi/webinar/interventi vari/lezioni.

Tendenzialmente noto che io personalmente tendo a praticare il multitasking, ma devo anche ammettere che non sono pienamente soddisfatta. Sono in linea con il pensiero di Karyn Greenstreet, per cui il dedicarsi a più (e a volte troppe!) attività allo stesso tempo è controproducente. Perciò, come avevo tempo fa preannunciato, considerata la mia imminente pausa dal lavoro, mi prefiggo un obiettivo: con l’anno nuovo, applicare il concetto di Quiet Time alle mie giornate lavorative. Per iniziare, cercherò di monitorare questa suddivisione temporale per, diciamo, un paio di mesi, valutando se questo schema può funzionare o se deve essere ulteriormente affinato e modificato. Vi terrò aggiornati sugli sviluppi di questo “progetto”!

E voi, avete una scansione temporale ben precisa per le vostre giornate lavorative? Siete pro o contro il multitasking? Raccontatemi le vostre esperienze!

 

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2 pensieri su “Multitasking sì, multitasking no?

  1. Io conosco la tecnica del pomodoro: di base si tratta di cronometrare con esattezza il tempo, lavorare senza distrazioni per 25 minuti per poi concedersi 5 minuti di svago durante i quali consultare email, social network o, meglio ancora, farsi una tisana e due passi lontano dal monitor. Io non sono una traduttrice professionista, traduco solo per volontariato, ma conosco professionisti che adottano questa tecnica e si trovano molto bene (sono più che altro informatici a dire il vero, ma mi sembra una tecnica che potrebbe adattarsi molto bene anche al mestiere di traduttore).
    Comunque ti do pienamente ragione: anche io sono molto più produttiva quando mi concentro su una cosa alla volta.
    Grazie del post, è sempre interessante leggerti.

    • Grazie Monica per aver segnalato questa tecnica, non la conoscevo. Non so se sia applicabile anche all’attività di traduzione, penso dipenda molto dai progetti su cui si lavora. A volte su progetti lunghi o particolarmente complessi c’è bisogno di stare concentrati per più tempo (per lo meno, per quanto mi riguarda), ma sicuramente è una tecnica da tenere in considerazione!

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