L’uso del tempo e il Bullet Journal

Ultimamente si parla spesso di time management. La gestione del tempo è un aspetto cruciale per chi lavora come freelance, dal momento che non si hanno orari fissi da rispettare, nessun capo a cui rendere conto né cartellini da timbrare. E’ quindi fondamentale saper gestire il proprio tempo in maniera corretta, per evitare di sprecare ore utili durante la giornata e doversi poi ritrovare a lavorare di sera o di notte (qui va specificato che alcune persone lavorano e studiano meglio di notte. Tanto di cappello, direi. Io di certo sono più produttiva durante il giorno anche perché di notte preferisco recuperare il tempo perduto!! Poi, si sa, sta ad ognuno trovare la propria strada…). Potrebbero tornarvi utili gli articoli Quando il tempo manca… e Multitasking sì, multitasking no, che ho pubblicato lo scorso novembre, in cui ho affrontato, sotto diversi punti di vista, il tema del “tempo”.

Ora, per capire se gestite il vostro tempo nel miglior modo possibile vi propongo di adottare una strategia, che magari potrebbe sembrarvi una perdita di tempo, ma secondo me può tornare invece molto utile. Vediamo quindi come è possibile tenere traccia del proprio tempo, per imparare a gestirlo al meglio. Possiamo suddividere questo compito in alcune fasi:

FASE 1

Per almeno tre-quattro giorni, l’idea è quella di tenere traccia di tutte le attività svolte durante la giornata. Si può usare un foglio Excel, o un’agenda cartacea, un block notes o quello che vi risulta più comodo, e segnare alcuni dati importanti, quali:

  • ora di inizio di una data attività
  • durata dell’attività
  • descrizione dell’attività svolta.

FASE 2

Analizzare il proprio tempo: avendo considerato un campione di almeno tre-quattro giorni, sarà più semplice individuare delle tendenze ben precise relative all’uso che fate del vostro tempo. Questa analisi deve anche considerare i momenti nei quali siete meno produttivi e di conseguenza dovrete cercare dei modi per aumentare la produttività in tali momenti.

FASE 3

Il passo successivo è quello di considerare le attività prioritarie durante la giornata e soprattutto assegnare delle etichette, per esempio:

  • attività ad alta priorità
  • attività con priorità secondaria
  • attività a bassa priorità.

In questo modo risulterà più facile creare una sorta di routine quotidiana che ruoti proprio attorno a tali attività.

FASE 4

Altro punto importante quando si parla di time management è quello di considerare eventuali persone o circostanze che ci rubano del tempo. Se per esempio sapete che il tal cliente xyz (piuttosto che la mamma, la nonna, il marito o la zia) quando vi chiama al telefono vi intrattiene sempre più del dovuto, cercate di rimandare tali telefonate ai momenti meno produttivi per voi, in modo da sfruttare al massimo i momenti di maggiore concentrazione e calma per svolgere i lavori più impegnativi.

FASE 5

Infine, per dare un senso a tutto ciò, è bene verificare i propri progressi, per esempio impostando un periodo di tempo, che può essere un mese piuttosto che due settimane, e analizzare come avete gestito il vostro tempo. Cosa ne deducete? Vi sapete gestire bene durante la giornata e durante l’arco della settimana? Vi perdete frequentemente in attività pressoché inutili? Riuscire a rispondere a queste domande vi aiuterà a fare una riflessione un po’ più approfondita sulla vostra vera produttività.

Per concludere, vorrei segnalarvi un tema molto molto interessante che ho scovato quasi per caso, il così chiamato Bullet Journal. Non si tratta altro che di un sistema organizzativo personalizzabile che sostituisce le sempre più frequenti applicazioni utilizzate su smartphone, tablet e computer, propugnando un ritorno alla buona vecchia agenda cartacea. Quindi, con una semplice agenda e una penna, l’idea è quella di tenere nota di appuntamenti, obiettivi personali e professionali, attività giornaliere da portare a termine e tutto quello che in generale si vuole tenere sott’occhio relativamente a sé stessi, alla propria famiglia e attività professionale.

In tutta onestà, quest’idea mi è piaciuta al primo istante: le app online sono sicuramente comode e immediate, ma l’idea di poter sfogliare un’agenda, assaporare l’odore della carta e scrivere di propria mano, mi intriga parecchio. E’ per questo che ho deciso di adottare anch’io il metodo del Bullet Journaling e proprio ieri ho acquistato un’agenda sulla quale ho iniziato ad appuntare un po’ di cose. Questo sistema potrebbe sembrare forse un po’ esagerato, nel senso che molte persone non hanno comunque bisogno di tener nota di tutte le attività che fanno o faranno. Probabilmente il Bullet Journal si adatta maggiormente ai “maniaci” dell’ordine e del controllo (come me!), che tendono a scriversi sempre tutto per non dimenticare niente.
Non so voi, ma a me dispiace solo di non averlo scoperto prima questo metodo!

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